Rövid vagy hosszútávú feladatokkal foglalkozol?


Szándékosan nem azt kérdezem, hogy hosszútávon gondolkozol-e, mert arra biztosan azonnal bólogatnál. Pedig lehet, hogy csak szeretnél hosszútávon gondolkozni. lehet, hogy azt hiszed ennek megfelelően cselekszel, de a napi munkád mégsem ezt tükrözi.

Van egy érdekes kérdés az egyik kedvenc könyvemben (Stephen R. Covey: A kiemelkedően sikeres emberek 7 szokása)

A kérdés valahogy így szól:
"Mi az a tevékenység, amit megtehetnél (de jelenleg nem teszel), pedig nagyon kedvező hatást gyakorolna az üzleti vagy szakmai, esetleg személyes sikereiddel kapcsolatban?"

Kérlek olvasd el és rágd meg kicsit ezt a mondatot és ha lehet, akkor mielőtt tovább olvasol válaszolj is rá!

De térjünk vissza az eredeti kérdéshez

Azaz milyen jellegű munkát végzel a napod nagyobb részében? Inkább a jövődet készíted elő, tervezel, tanulsz vagy a napi megoldandó feladatokat kezeled többségében? Azaz a sürgős vagy a fontos dolgokkal foglalkozol többet?

Covey a teendőket ilyen szempontból 4 részre osztotta:

1. sürgős és fontos 2. nem sürgős de fontos
3. sürgős de nem fontos 4. a nem sürgős és nem is fontos

Nyilván minden feladatot be lehet sorolni ezen kategóriák valamelyikébe. Az a kérdés, hogy Te melyik típusú feladatokat végzel legtöbbet?

1. Sürgős, fontos:

- égető (halogatott) problémák
- kritikus dolgok

2. Nem sürgős, fontos:

- Új lehetőségek keresése
- tervezés, megelőzés

3. Sürgős, nem fontos:

- levelekre válaszolni, telefon
- közbejött dolgok

4. Nem sürgős, nem fontos:

- böngészés, hírek olvasása
- szórakoztató e-mail-ek, rutin teendők


Tudom, hogy nincs sok időd a tervezgetésre, annyira lefoglalnak a mindennapi feladatok, meg azok közül is sok ami fontos, vagy fontosnak tűnik.
Az a baj, hogy nehéz eldönteni, egy feladatról, hogy az valóban fontos vagy csak sürgős.

De miért is nehéz eldönteni, egy dologról, hogy az fontos?

Azért nehéz, mert nem pontosan definiáljuk a céljainkat, az alapelveinket. Ha nincs egy biztos pont, egy viszonyítási hely, akkor nagyon nehéz eldönteni egy dologról, hogy az fontos-e. Egy teendő akkor fontos, ha előre visz minket a kitűzött céljaink felé. Ha a céljaink az alapelveinkből fakadnak, akkor még könnyebb eldöntenünk, hogy egy teendő fontos számunkra vagy sem, ilyenkor már azonnal érezzük ezt.

Mondok egy példát.

Ha már egy hete halogatsz egy megbeszélést az egyik viszonteladód értékesítési vezetőjével, miközben tudod, hogy nem sok értelme, akkor ez csak sürgős dolog már, de semmiképpen sem fontos.

Készíts egy a fentihez hasonló táblázatot, és írd be az egyes részekbe, azokat a feladatokat, melyeket egy nap elvégzel!

A jó az lenne, ha a legtöbb teendő a 2. részben lenne, azaz sok időt tudnál szakítani, a fontos, de nem sürgős dolgokra (Tudod: "Ne intézz el mindent! Tedd amit kell!"). Ehelyett azonban azt gondolom, hogy a legtöbb idődet az 1. és a 3. negyedben töltöd, majd amikor már kimerülsz a sok sürgős dologtól, akkor még a 4. negyedbe is menekülsz egy kicsit. A 2. negyedet, pedig általában hanyagolod, abba csak különleges napok alkalmával tévedsz, vagy a napod csak egy kis szeletében működsz így.

Tudom, hogy nem lehet mindig a 2. negyedben dolgozni, de törekedni kell erre, mert csak ez tud segíteni abban, hogy cégedet folyamatos növekedési pályára állítsd vagy megvédd a válság hatásaitól. Ezekre és a többi célodra is előre kell gondolni és készülni is.
A sikeres emberek idejét nem a napi problémák töltik ki, hanem a hosszútávú munkák.

Hozzászólás-megjelenítési lehetőségek

A választott hozzászólás-megjelenítési mód a „Beállítások mentése” gombbal rögzíthető.

hozzászólás

Nagyon érdekes kérdést vetettél fel. Én is küzdök vele mindennap. Csak van itt egy kis paradoxon:
- ha fontos, de nem sürgős dolgokkal foglalkozom, akkor a cégem napi feladatai nem működnek rendesen, rossz hírem terjed el
- ha sürgős, de nem fontos dolgookal foglalkozom, akkor a vevőim elégedettek lesznek (és újból rendelnek), viszont a hosszútávú cáljaimhoz nem jutok közelebb.

De mivel fizetésnap közeleg, muszály a sürgős, de nem fontos dolgokkal foglalkozni.

Gábor, KKV cégvezető

Pontosan ez a probléma

Nagyon jól látod, ahogy nyilván sokan érzik is ezt a mindennapjaikban.
Valóban egy KKV vezetőnek nagyon nehéz ilyen szempontból a helyzete, sokkal nehezebb mint egy olyan cégnek, ahol több menedzser dolgozik a cégvezető "alá".

Ennek az állapotnak az elérése, így nyilván egy elég fontos cél lehet.

De ez egy tyúk-tojás probléma így. Amíg nem lesz időd a hosszútávú célokra, tervekre, az igazán fontos dolgokra, addig nem tudsz szintet lépni. Ha nem tudsz szintet lépni, akkor nem lesz időd a hosszútávú dolgokra.

Ki lehet azért lépni ebből az ördögi körből, de nyilván nem egyik napról a másikra.
Ez egy folyamat, amit módszeresen fel kell építeni. Több állomása is van, kezdve attól, hogy egyáltalán tiszta képet rajzolunk a jelenlegi helyzetről, újra kell gondolnunk a fontos céljainkat, meg kell fogalmazni az eredményeket.
Fel kell építenünk egy új rendszert, ki kell alakítanunk egy modern szervezeti stratégiát, stb.

Ezeket a lépéseket segíti a 21 napos tanfolyamunk és az új internet alapú szoftverünk.

Ennek ellenére, nem gondolom azt, hogy nem fogunk soha sürgős dolgokkal foglalkozni.
De ha több időt töltünk a fontosakkal, akkor valahogy a sürgős és főleg a sürgős és nem fontos dolgok mennyisége hirtelen csökkenni fog.
Mégegyszer hangsúlyozom, hogy ez egy folyamat, ami több hónapot, akár évet is igénybe vehet. Ezért érdemes minél előbb elindulni ebbe az irányba.

Győző

Feladatmenedzselés

ihogye:

Győző, hirtelen nem találtam korábbe e-mailed, így ebben a formában fordulok hozzád. Szeretnék segítséget kérni - akár tanfolyam formában is - hogy erősítsem a feladatmenedzselés terén a tapasztalataimat. Egy kicst átalakulóbban van a munkaköröm, így több mérnök irányítása jut rám, akiket szeretnék minnél hatékonyabban és következetesen foglalkoztatni. Már átlátom - az időgazdálkodási tanfolyamod után :) - hogy mivel kellene foglalkoznom mint multinál dolgozó manager, de a ritmusra és a teljesen rám szabott eszközre még nem "találtam" rá, tudom, nincs olyan ami mindenkire jó, nekem kell kialakítani... az időgazdálkodási tanácsaid bevezetése kb. 80%-os eddig, de jó úton haladok... egy biztos, eddig már sok szabadidőt csináltam magamnak :))))
Szóval várom visszajelzésed a feladatmenedzseléssel kapcsolatban.

Üdv.
Hőgye István - manager

Éppen már nekifogtam a válasznak,...

Amikor láttam, hogy jött Tőled egy levél.
Ezek szerint megtaláltad a címemet.

Nagyon szívesen segítek a feladataid menedzselésében.
Erre módszereket és eszközöket is tudok adni, ha megbeszéljük a konkrét feladatot.

Üdv,

Győző

Hozzászólás

A mező tartalma nem nyilvános.
  • A webcímek és email címek automatikusan kattintható hivatkozásokká alakulnak.
  • Engedélyezett HTML jelölők: <a> <em> <strong> <cite> <code> <ul> <ol> <li> <dl> <dt> <dd>
  • A sorokat és bekezdéseket a rendszer automatikusan felismeri.

További információ a formázási lehetőségekről