Az előző blog bejegyzésben arról volt szó, hogy milyen fizikai eszközöket használjunk, az időgazdálkodásunk támogatására.
A kézi eszközök rohamos fejlődése miatt erre a kérdésre érdemes még visszatérni, és hamarosan vissza is fogok térni rá. Be fogom mutatni egy-két konkrét modern eszköz segítségével, hogy ma már valós alternatívát jelentenek ezek az eszközök, a hagyományos kézi naptárakkal szemben.

De most térjünk vissza a szoftverek kérdésére, hiszen hiába is van a legmodernebb hardver a kezünkben, ha nincs rajta megfelelő szoftver.

Általános szoftverek

• Táblázat kezelő, szövegszerkesztő
• Személyi információmenedzselők
• Levelező programok
• Naptár programok

Ezek az eszközök a feladatainknak csak bizonyos területeit fedik, le és azt sem kompromisszumok nélkül, hiszen nem erre lettek kifejlesztve. Emiatt, mellettük szükséges még egyéb, speciális szoftvereket is használni.

Táblázat kezelő, szövegszerkesztő

A legprimitívebb szoftveres lehetőség. Mégis sokan használják, mivel könnyen elérhető és a használatát nem kell megtanulni.
Valóban egy szintig jó lehet, sőt az információk ideiglenes tárolására is alkalmas. Azonban komolyabb hatékonyság növelést ezzel nem lehet elérni.

Személyi információ menedzselők (PIM)

Általában tartalmaznak egy teendő listát, egy naptárat és feljegyzéseket is tudsz írni. Jó esetben valamilyen címkézési lehetőség is van, így többféle szempontból lehet lekérdezni a feladatokat vagy a bekövetkező eseményeket.
Ilyen programok találhatók a PDA-kban vagy az okostelefonokban is.
Használatuk egy szintig elég lehet, de az időgazdálkodást 100%-osan nem támogatják, vagy csak olyan „trükközésekkel”, melyek megkérdőjelezik a használatukat.
Az információ rendszerezésben egyáltalán nem segítenek, így arra mindenképp egy másik eszközt kell használni.

Levelező programok

Akinek a munkája gyakorlatilag a levelezőjén keresztül zajlik, használhatja azt is az időgazdálkodásának a kezelésére, de a naptár hiánya elég nagy korlát.
Ez esetben szüksége lesz egy mapparendszer létrehozására, valamint jó, ha a levelező támogatja a címkézést is.
Ha nem csak levelezőn érkeznek dolgok, akkor azokat a maga számára feladott leveleken keresztül kezelheti.
Webes levelező használata további előnyt jelent, mert ilyenkor bárhonnan elérheti a rendszerét. Sajnos a mai webes levelezők még elég lassúak, így a gyors használat lehet ilyenkor probléma, valamint az online kapcsolat hiánya.

Naptár programok

A helyzet hasonló, mint a személyi információ-menedzserekkel, azaz bizonyos időgazdálkodási feladatot tökéletesen ellátnak, ez esetben a naptárral kapcsolatos dolgokat, de az információtárolást, szabad jegyzetelést és a különböző projekt és feladat listázásokat már nem.

Speciális szoftverek

• Projektkezelők
• Outlook, Lotus Notes
• Saját fejlesztés

Projektkezelők

Amennyiben sokan dolgozunk közös projekteken, e szoftverek használata nagyban megkönnyíti a munkák kiadását, és annak nyomon követését.
Különféle diagramokat tudunk velük generálni, és általában naptárban is szépen lehet követni az egyes projektek és feladatok életútját emberekre lebontva.
Sajnos a személyes időgazdálkodásunk többi területét nem teljesen kezelik, illetve csak bonyolult elemeken keresztül (azaz egy egyszerű feladat vagy információ felvételéhez nagyon sok adatot meg kell adni, ami sok időbe kerül).

Outlook, Lotus Notes

Szinte minden időgazdálkodási teendőnket lefedik, talán az információ rendszerezés területén nem nyújtanak elég sokat.
Hátrányuk a komplexitásukból fakad. Azaz napi használatban nagyon sok időt igényel a karbantartásuk és a különböző lekérdezések kezelése.
Mivel itt sem az időgazdálkodásra specializálódott programról van szó, ezért bizonyos feladatokat csak kisebb kompromisszumokkal támogatnak.
A csoportmunkát viszont ezek az eszközök is remekül támogatják, így nagyobb szervezetek esetében megéri a plusz időráfordítás a napi használatban.

Saját fejlesztéseink

Kevés olyan szoftver van, amit speciálisan időgazdálkodási módszerek alapján fejlesztettek ki. Jellemzően ezek inkább egyszerű feladat kezelők, esetleg projekteket és kategorizálást is támogatnak.

Jelenleg két speciálisan ilyen irányú fejlesztésünk zajlik. Az egyik egy internet alapú információmenedzselő és szervező alkalmazásból fejlődött ki úgy, hogy az ki lett egészítve naptár funkciókkal, valamint a módszertan szerint lett átalakítva.

A másik eszközünk speciálisan a módszertan támogatására kifejlesztett Windows alapú időgazdálkodás program.

Az internet alapú megoldás előnyei, hogy bárhonnan elérhető és az információk, valamint a feladatok könnyen megoszthatók, így delegálásra és több ember együttműködésére is alkalmas. Ugyanakkor internet kapcsolat szükséges a használatához.

A Windows alapú megoldás esetében nincs szükség online kapcsolatra, emiatt azonban a közös használat csak korlátozottan megoldható. A program funkciói és a kezelése is, a speciális időgazdálkodási feladatok ellátására lett kifejlesztve, így azokat maximálisan támogatja. További fejlesztési irány, a speciális vezetői feladatok támogatása.

Az internetes időgazdálkodás szoftver külső tesztelése októberben kezdődik. Előre láthatólag (ha a tesztek sikeresen zárulnak), akkor a rendszer 2008. novembertől lesz elérhető.

Saját véleményem

Ahogy az eddigi írásokból következik, természetesen én valamilyen hardveres és szoftveres eszköz használatát tartom a leghatékonyabb megoldásnak. Ugyanakkor nem mondom, hogy mindenkinek szüksége van ezekre.
A legtöbb embernek az életén, már az is nagyon sokat javítana, ha egy kis kézi naptárt használna rendszeresen.

Azonban ez a blog és az általam kidolgozott módszertan elsősorban vezetők, menedzserek, irodai munkát végzők számára készült. Ennek a célcsoportnak véleményem szerint igenis szüksége van arra, hogy használjon valamilyen eszközt és lehetőleg ne csak papír alapú eszközt.
Aki relatív sokat tartózkodik számítógép közelében vagy rendelkezik mobil internetre alkalmas kézi eszközzel (pda, okostel, mini laptop, ...), annak szerintem kár lenne kihagyni azokat a lehetőségeket, melyeket ezek nyújtanak.

Várom mások véleményét is, szívesen vitatkozok ebben a témában!